【導入事例】来訪者用セキュリティカード60個の貸出・管理を自動化。Traka Touch Pro Sと事前予約機能で窓口対応ゼロと厳格なセキュリティを両立
国立研究開発機関様（業種：国家研究機関・先端技術開発施設）
抱えていた課題・問題点
先端技術や重要データを扱う国立研究機関において、外部の研究者や納入業者など、日々多数の来訪者に対して貸出す「入構用セキュリティカード（約60個）」の運用管理が大きな課題となっていました。「守衛所・総合受付の担当者が手作業でカードの受け渡しや記帳を行っており、朝のラッシュ時に窓口が混雑する」「来訪者の立ち入り可能エリアや時間帯に応じたカードを間違えずに手渡しする人的リスクがある」「誰がどのカードをいつまで保持しているかのリアルタイムな把握や返却催促の自動化が難しい」という、窓口の業務負荷削減と研究施設の高度なセキュリティ維持の両立が求められていました。
トータルリンクによる解決提案
60個のセキュリティカードをコンパクトかつセキュアに一括保管できるインテリジェント鍵管理キャビネット「Traka Touch Pro S」と、統合管理ソフトウェア「TrakaWEB」の予約（Reservation）機能を連携させた無人運用システムをご提案しました。
訪問予定の担当研究員が事前にWeb画面から「来訪者名・利用日時・立ち入り許可エリアに応じたカード」を事前予約。当日、来訪者は受付に設置されたTraka Touch Pro Sの画面に発行された暗証番号（PIN）を入力するだけで、予約された対象のカードホルダーのみが物理的にロック解除されて受け取れる仕組みを構築しました。
導入した商品・システム
- Traka Touch Pro S（トラカタッチプロ Sサイズ） × 1台
最大60個のセキュリティカード（または鍵）を格納可能な高密度スマートキャビネット。 - TrakaWEB 統合管理ソフトウェア（予約管理ライセンスモジュール含む）
来訪者の事前予約登録、カードごとのアクセス許可範囲設定、履歴の一元管理を行うWebシステム。 - 専用iFobカードホルダー ＆ セキュリティアタッチメント × 60セット
来訪者用ICカードを固定し、キャビネット内で個別に電子識別・ロック管理する専用ホルダー。 - トータルリンク・現地キッティング、ネットワーク設定、運用トレーニング一式
導入後の効果とアフターサポート
来訪者は事前に受取番号を入力するだけで約5秒でカードを受け取れるようになり、守衛や受付スタッフの取次業務が不要に。朝夕の受入混雑がゼロになり、スムーズな施設案内を実現しました。
予約システムと物理ロックが連動しているため、指定されたエリア以外のカードを誤って渡すリスクが物理的に消滅。また、予定時間を過ぎても返却されないカードがある場合、担当研究員へ自動催促メールが飛ぶ仕組みにより未返却事故を防止しています。
施設内のセキュリティ基盤のアップデートに合わせて、TrakaWEBのアクセス権限設定やログバックアップ手順の見直しを定期的にバックアップ。管理担当者様からは「カード60枚の紛失リスクが完全に無くなり、いつ誰がどの研究エリアに入ったかが一目瞭然になった。監査時のログ提出も一瞬で終わり、導入して本当に良かった」と高い評価をいただいております。
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