【導入事例】展示車・試乗車・社用車の鍵管理を電子化！Traka Touch Pro Lで事前予約・利用履歴・時間超過アラームを完全自動化
東京都：大手自動車メーカー・大型ショールーム＆拠点様（展示車・試乗車・業務車両：最大180本管理）
抱えていた課題・問題点
東京都内のショールーム・直営拠点において、多数保有する展示車・試乗車・社用車の鍵管理に関する業務負担とセキュリティリスクが大きな問題となっていました。「台帳による手書き管理では記入漏れが発生し、誰が持ち出したか追跡できない」「特定の試乗車や社用車の使用スケジュールが重なり、お客様案内時のダブルブッキングが発生していた」「返却予定時間を過ぎても未返却のまま放置され、次の商談や整備に支障が出る」「重要車両の鍵に対するアクセス制限や返却遅延の監視体制がない」という、予約管理のシステム化と返却遅延対策を含めた鍵管理体制の再構築が急務となっていました。
トータルリンクによる解決提案
大型拠点や複数車両の集中的なスマート管理に最適な最上位モデル電子鍵管理キャビネット「Traka Touch Pro L」の導入をご提案。
社員証（ICカード認証）による個体識別と連動させ、「PCやモバイルからの事前車両予約機能」を構築。予約した時間帯のみ該当スタッフが該当車両の鍵を解除できる仕組みを整備しました。
さらに、返却予定時間をあらかじめ設定することで、「時間超過時のキャビネット本体アラーム警告発報および管理者・本人への即時自動メール通知機能」を実装。「誰が・いつ予約し・持ち出し、今だれが返却遅延を起こしているか」を完全に可視化・自動化しました。
導入した商品・システム
- 電子鍵管理キャビネット「Traka Touch Pro L」（大容量タッチパネルモデル） × 1台
堅牢なスチール構造・7インチ大型タッチスクリーン搭載。RFID内蔵iFob（アイフォブ）により個別キーを電子ロック管理。 - 非接触ICカードリーダー（社員証認証モジュール） × 1セット
既存の社員証・IDカードをかざすだけで瞬時にロック解除・自動個体識別を実施。 - 専用鍵管理ソフトウェア「Traka Web」（事前予約＆時間超過アラーム通知ライセンス） × 1式
Webブラウザでのスケジュール予約、アクセス制限、利用ログ自動蓄積、時間超過時の自動メールアラート発報機能。 - 専用iFob（スマートキーホルダー） ＆ 特殊セキュリティ封印リング × 最大180台分
- トータルリンク・機器設置固定工事、LAN配線施工、予約機能＆アラーム通知閾値設定、操作トレーニング一式
導入後の効果とアフターサポート
営業・サービススタッフが事前の予約画面で試乗車や社用車を確保可能に。当日、予約者本人がICカードをかざすと該当の鍵スロットだけがLED点灯して解除されるため、ダブルブッキングや鍵探しが完全に解消されました。
設定された返却予定時間を経過すると、Trakaキャビネットでの警告音に加えて管理者および利用スタッフへ「返却時間超過アラームメール」が自動送信。返し忘れや未返却放置が皆無となり、車両運用サイクルが飛躍的に改善しました。
運用の変化に応じた「予約枠の権限設定変更」や「アラーム通知の調整」などもトータルリンクが迅速にサポート。「予約管理と時間超過アラートのおかげで、鍵の回収や確認に割いていた時間がなくなり、本来の営業業務に集中できるようになった」と管理責任者様より大変好評をいただいております。
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トータルリンクが現地調査から設置工事、ネットワーク・アラーム設定、運用サポートまでワンストップで対応します。
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